L'Agence Sauvage
Cabinet d'expertise comptable

Du tri des emails à la mise en demeure : le cycle comptable automatisé de bout en bout

13 workflows IA qui gèrent vos documents comptables pendant que vos collaborateurs conseillent vos clients.

13+

Workflows actifs

24/7

Disponibilité

Pennylane native

Intégration

Le constat : vos collaborateurs méritent mieux que de la relance manuelle

Chaque mois, le même scénario se répète dans les cabinets d'expertise comptable.

15 à 20 heures par semaine perdues

Vos collaborateurs passent un temps considérable à trier des boîtes mail engorgées, relancer les clients pour des pièces manquantes, et saisir manuellement des données de facturation. Temps non facturable, à faible valeur ajoutée.

Des emails ignorés, des clients silencieux

Le taux d'ouverture des emails de relance reste faible. Les clients repoussent, oublient, ou ne voient tout simplement pas le message. Le cycle recommence.

Des clôtures en retard, de la trésorerie bloquée

Sans les pièces justificatives, impossible de clôturer. Et quand les impayés s'accumulent sans relance systématique, c'est la trésorerie de vos clients qui en pâtit.

Des outils qui détectent mais ne relancent pas

Pennylane identifie les documents manquants. Zimbra reçoit les factures. Mais entre la détection et l'action, il n'y a aucun automatisme. Tout repose sur la discipline humaine.

1

Le tri intelligent des emails

La fin de la boîte mail chaotique

Chaque email entrant et sortant est capturé, regroupé par conversation, et analysé par une IA. À 7h00 chaque matin, vos collaborateurs reçoivent un récapitulatif HTML classé par priorité.

  • Regroupement automatique par threads (en-têtes In-Reply-To / References)
  • Catégorisation IA par couleur : rouge (prioritaire), orange (coordination), vert (traité), gris (informatif)
  • Détection des engagements clients non tenus ("je vous l'envoie demain") — thread marqué en attente
  • Filtre intelligent : 8 adresses internes exclues automatiquement
  • 400+ emails traités par buffer, 2 workflows parallèles (un par collaborateur)
IMAP Zimbra OVH → buffer PostgreSQL → regroupement threads → analyse Claude Haiku via OpenRouter → construction HTML → envoi Gmail. 22 nodes par workflow.
2

L'extraction et le classement automatique des factures

Fini la saisie manuelle et les fichiers mal nommés

Les factures PDF reçues par email sont automatiquement extraites, analysées par une IA, et rangées sur Google Drive avec un nom normalisé. Plus aucune facture ne se perd dans une boîte mail.

  • Filtre automatique des pièces jointes PDF dans les emails
  • Extraction du texte par OCR natif
  • Analyse IA pour identifier : fournisseur, date, montant, numéro de facture
  • Renommage normalisé automatique (format : AAAA-MM-JJ_Fournisseur_MontantEUR_NumFacture.pdf)
  • Upload sur Google Drive et notification par email
Gmail → filtre PDF → upload Google Drive → extraction texte (OCR n8n) → analyse OpenAI → parse et format nom → rename Drive → notification Gmail. 11 nodes.
3

La collecte proactive via WhatsApp × Pennylane

Le client répond enfin — en quelques minutes

L'agent interroge Pennylane toutes les 6 heures pour détecter les documents manquants. Il relance chaque client sur WhatsApp, au bon moment, avec un message personnalisé. Le client répond avec une photo, l'agent valide et uploade directement dans Pennylane.

Conversation WhatsApp entre l'agent IA et un client : relance, envoi de document, confirmation automatique
  • Synchronisation Pennylane API toutes les 6 heures — aucun document oublié
  • Escalade progressive : J+3 (relance douce), J+4 (rappel), J+7 (escalade)
  • Taux d'ouverture WhatsApp : environ 98%, contre 20% pour l'email
  • Conversation IA naturelle (Claude Haiku) — le client a l'impression de parler à un collaborateur
  • Gestion des cas ambigus : liste numérotée si plusieurs documents en attente
  • Upload automatique dans Pennylane — boucle fermée, collaborateur libéré
Sync Pennylane API (curseur) → Orchestrateur relances (gestion d'état) → Evolution API (WhatsApp) → Webhook réception → Traitement fichier / Conversation IA Claude Haiku → MinIO (stockage temp) → Upload Pennylane. 9 workflows interconnectés, 86 nodes au total.
4

Le recouvrement qui va jusqu'au bout

De la relance amiable au courrier recommandé — automatiquement

Les factures impayées sont détectées chaque matin. Le système calcule le retard, et déclenche automatiquement le bon niveau de relance. Quand la situation l'exige, il génère et envoie un courrier recommandé physique, sans intervention humaine.

  • Détection quotidienne des factures en retard de paiement (≥ 7 jours)
  • 3 niveaux d'escalade automatique : email amiable, email ferme, mise en demeure
  • Mise en demeure physique par courrier recommandé via l'API La Poste (Lettre Recommandée en Ligne)
  • Récapitulatif quotidien de toutes les actions de recouvrement
  • Gestion d'erreurs intégrée avec notification immédiate

Le pont entre le digital et le juridique : quand l'IA déclenche l'envoi d'un vrai courrier recommandé via l'API officielle de La Poste, sans que personne n'ait levé le petit doigt.

Schedule 9h → config société → calcul retard → filtre ≥7j → switch 3 niveaux (Gmail amiable / Gmail ferme / API La Poste LReL courrier recommandé) → merge résultats → récapitulatif → envoi. 23 nodes.
5

Le pilotage dirigeant

Vous gardez la main, sans lever le petit doigt

Chaque matin, un rapport automatique compile les statistiques de tous les workflows : emails triés, factures classées, relances envoyées, impayés traités. Vous savez exactement ce que l'IA a fait pour vous.

  • Rapport quotidien automatique par email à heure fixe
  • Statistiques de tous les workflows via l'API n8n
  • Alertes temps réel en cas d'erreur ou d'anomalie
  • Tableau de bord complet du pôle financier en un coup d'oeil
Schedule daily → GET API n8n (stats exécutions, filtrage par préfixe W) → construction HTML formaté → envoi Gmail. 9 nodes.

Sous le capot : l'architecture technique

13+ workflows interconnectés, orchestrés par n8n sur une infrastructure auto-hébergée. Chaque composant a été choisi pour sa fiabilité, sa sécurité, et son rapport coût-performance.

n8n (auto-hébergé)

Orchestration — 13+ workflows, sous-workflows, boucles, gestion d'état

Pennylane API v2

Source de vérité comptable — détection documents manquants, upload pièces jointes

Zimbra OVH (IMAP)

Capture emails entrants/sortants — buffer PostgreSQL pour analyse

Evolution API

Passerelle WhatsApp open-source — pas d'API Meta officielle requise

Claude Haiku (OpenRouter)

Analyse et catégorisation emails, conversation WhatsApp naturelle

OpenAI

Extraction de données de facturation (fournisseur, montant, date)

PostgreSQL

Buffer emails, suivi threads, état documents, audit trail complet

Google Drive

Stockage et renommage normalisé des factures PDF

La Poste API (LReL via Okapi)

Envoi automatique de courriers recommandés en ligne (mise en demeure)

MinIO (S3)

Stockage temporaire sécurisé des documents WhatsApp avant upload Pennylane

Architecture technique du Pôle Financier Augmenté : 5 blocs — tri emails, OCR factures, relance WhatsApp Pennylane, recouvrement La Poste, monitoring

Pourquoi ces choix techniques ?

n8n est auto-hébergeable — les données sensibles de vos clients restent sous votre contrôle. Il permet des workflows complexes avec boucles, sous-workflows et gestion d'état, sans limite d'exécution. Pour 13+ workflows qui tournent 24/7, c'est indispensable.
Le taux d'ouverture de WhatsApp avoisine les 98%, contre environ 20% pour l'email professionnel. Vos clients ont WhatsApp dans leur poche. Ils répondent en quelques minutes avec une simple photo — pas besoin d'ouvrir un ordinateur, de scanner, ou de chercher dans leurs pièces jointes.
Chaque modèle excelle dans un domaine précis. Claude Haiku est le plus rapide et le plus économique pour l'analyse conversationnelle et la catégorisation d'emails en français. OpenAI est utilisé pour l'extraction structurée de données de facturation (fournisseur, montant, date). Le bon outil pour le bon usage.
L'API officielle La Poste (Lettre Recommandée en Ligne — LReL, disponible via la plateforme Okapi) permet d'envoyer des courriers recommandés par programmation. Quand le workflow détecte qu'un impayé dépasse le seuil critique, il génère automatiquement la lettre de mise en demeure. La Poste l'imprime, la met sous pli, et la distribue en recommandé avec accusé de réception.

Technologies utilisées

Questions fréquentes

Oui. L'ensemble de l'infrastructure est auto-hébergé sur un serveur dédié. Les emails sont traités dans un buffer PostgreSQL local, les documents transitent par un stockage chiffré (MinIO) et sont supprimés après traitement. Aucune donnée ne passe par des serveurs tiers non maîtrisés. L'audit trail trace chaque action.
Le déploiement complet se fait en 3 à 6 semaines selon la complexité de votre environnement. Le tri email peut être opérationnel en quelques jours. La connexion Pennylane et WhatsApp prend 2 à 3 semaines. Le module de recouvrement s'ajoute ensuite. L'audit gratuit de 30 minutes permet d'évaluer précisément votre situation.
Non. Le Pôle Financier Augmenté supprime les tâches répétitives et chronophages : tri de mails, saisie, relances, recouvrement de base. Vos collaborateurs se concentrent sur le conseil, l'analyse, et la relation client — leur vraie valeur ajoutée. C'est un levier de rentabilité, pas de réduction d'effectif.
Oui. L'architecture est modulaire. Le tri email fonctionne avec n'importe quel serveur IMAP (Zimbra, Exchange, Gmail). Le module de relance s'adapte à tout logiciel disposant d'une API : Sage, Cegid, Dext, ACD. Le recouvrement est indépendant du logiciel comptable.
Les relances WhatsApp s'inscrivent dans le cadre de l'exécution contractuelle entre votre cabinet et vos clients. Elles remplacent les relances email ou téléphoniques habituelles. Aucune donnée n'est partagée avec des tiers — l'infrastructure WhatsApp (Evolution API) est auto-hébergée sur votre serveur dédié.
Le workflow détecte les factures en retard de paiement, applique une escalade progressive (email amiable, email ferme), et en dernier recours, génère automatiquement une lettre de mise en demeure envoyée par courrier recommandé via l'API officielle de La Poste (Lettre Recommandée en Ligne). La Poste imprime, met sous pli et distribue. Tout est tracé et le dirigeant reçoit un récapitulatif quotidien.
Le déploiement initial relève de notre offre Transformation IA (à partir de 3 000 euros). La maintenance et l'optimisation continue sont ensuite assurées via notre offre Assistant IA (à partir de 500 euros par mois). L'audit gratuit de 30 minutes permet de chiffrer précisément votre projet.

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